Ist Ihre Rechnung eine echte E-Rechnung?
Ziehen Sie eine Rechnung als PDF oder XML in das Feld. Der Prüfer zeigt in Sekunden, ob es XRechnung, ZUGFeRD oder nur ein PDF ist, und welche Pflichtangaben fehlen.
XRechnung · ZUGFeRD / Factur-X · UBL und CII
Ihre Datei verlässt Ihren Rechner nicht. Die Prüfung läuft in Ihrem Browser.
Drei Fragen an jede Datei
Der Prüfer liest die Datei so, wie es eine Buchhaltungssoftware beim Empfänger tut.
Stecken Daten in der Datei?
Eine E-Rechnung enthält die Rechnung als strukturierte XML-Daten. Ein PDF ohne diese Daten können Menschen lesen, ein Programm kann die Angaben aber nicht direkt übernehmen.
Welches Format und Profil?
XRechnung oder ZUGFeRD, und wenn ZUGFeRD: welche Version und welches Profil. ZUGFeRD 1.0 und die Profile MINIMUM und BASIC WL reichen nicht.
Sind die Pflichtangaben da?
Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer und Käufer, Steuernummer, Beträge, Positionen. Bei XRechnung zusätzlich Leitweg-ID, Geschäftsprozess, elektronische Adressen und ein Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail.
Was der Prüfer nicht kann: Er rechnet keine Beträge nach und prüft nicht jede einzelne Regel der Norm. Das leistet der offizielle KoSIT-Validator. Er sagt auch nicht, ob Ihr Unternehmen E-Rechnungen ausstellen muss. Das klärt Ihr Steuerberater. KoSIT-Validator auf GitHub
XRechnung, ZUGFeRD oder nur PDF?
Zwei Formate sind in Deutschland üblich. Beide folgen der europäischen Norm EN 16931.
| Kriterium | XRechnungreine XML-Datei | ZUGFeRD 2.xPDF mit XML darin | PDF ohne XMLz. B. aus Word |
|---|---|---|---|
| Ohne Zusatzprogramm lesbar | |||
| Von Software ohne Abtippen lesbar | |||
| Folgt der Norm EN 16931 | ab 2.0.1, Profil BASIC oder höher | ||
| Üblich bei | Behörden, öffentliche Aufträge | Geschäftskunden | — |
| Zählt als E-Rechnung | ohne MINIMUM und BASIC WL |
Ein PDF per Mail ist keine E-Rechnung
Für das Finanzamt ist es eine „sonstige Rechnung“. Ab den gesetzlichen Fristen reicht sie im Geschäft zwischen Unternehmen im Inland nicht mehr.
Was bei Rechnungen am häufigsten fehlt
Diese Fehler zeigt der Prüfer an. Die meisten liegen am Rechnungsprogramm, nicht an Ihnen.
Das PDF hat keine Daten
Das Rechnungsprogramm erzeugt ein schönes PDF, hängt aber kein XML an. Häufig bei Word-Vorlagen und älteren Programmen.
Falsches ZUGFeRD-Profil
MINIMUM und BASIC WL enthalten zu wenig Angaben. Gefordert ist mindestens BASIC, besser EN 16931.
Veraltetes ZUGFeRD 1.0
Erst ab Version 2.0.1 zählt ZUGFeRD als E-Rechnung. Ein Update des Programms behebt das meist.
Leitweg-ID fehlt
Behörden ordnen eingehende XRechnungen über die Leitweg-ID zu. Fehlt sie, kommt die Rechnung zurück.
Was das Gesetz vorsieht
Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können.
Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 sind für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen noch Papierrechnungen erlaubt, PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers. Für 2027 gilt das nur noch, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug. Ab 2028 entfällt die Übergangsregel.
Es gibt Ausnahmen, zum Beispiel für Kleinbetragsrechnungen.
Das ist der Wortlaut des Gesetzes, keine Beratung. Ob und ab wann Ihr Unternehmen E-Rechnungen ausstellen muss, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.
Häufige Fragen zum E-Rechnungs-Prüfer
Was Unternehmen vor dem ersten Test meistens wissen wollen.
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Rot oder gelb? Das lässt sich beheben.
Ich rüste E-Rechnungen in Rechnungsprogrammen, Shops und eigenen Systemen nach, als XRechnung und ZUGFeRD, mit Prüfung vor dem Versand.