Projektmanagement automatisieren: steuern statt nachrechnen.
Zeiterfassung, Ressourcen und Rentabilität in einem Fluss, damit Sie wissen, wie ein Projekt steht, bevor der Monat vorbei ist.
Gesund: Auslastung im grünen Bereich, Marge stabil.
Vom Excel-Rückblick zur Live-Auslastung.
Zahlen, die stimmen, aber zu spät kommen, um noch etwas zu ändern: das ist das eigentliche Problem am Monatsende.
Excel zum Monatsende
- Wo. 1–3Jeder trägt Stunden in eine eigene Tabelle ein, oder vergisst es
- Wo. 4Jemand sammelt alle Tabellen ein und tippt sie in eine Übersicht
- MonatsendeDie Marge steht fest, für einen Monat, der schon vorbei ist
Steuerung im Rückspiegel.
Live-Auslastung
- LaufendZeiterfassung landet direkt am Projekt, nicht in einer Zwischentabelle
- LaufendAuslastung und Marge sind jederzeit in der Projektübersicht sichtbar
- Vor MonatsendeEin kippendes Projekt fällt auf, während noch gegengesteuert werden kann
Steuerung, während noch Zeit ist.
Von der Zeiterfassung zur Marge.
Fünf Stationen vom Stundenzettel bis zum Kundenbereich. Jede Station lässt sich anklicken.
Stunden landen direkt am Auftrag.
Zeiterfassung geschieht am Projekt selbst, nicht in einem separaten Timer-Tool, das später abgeglichen werden muss. Ein Datensatz, keine Zweiterfassung.
- Erfassung direkt in der Projektansicht
- Keine Excel-Zwischenablage, die vergessen wird
Wer wie ausgelastet ist, ist sofort sichtbar.
Stunden pro Person und Projekt ergeben eine laufend aktuelle Auslastungssicht, nicht erst dann, wenn jemand am Limit ist und es niemand kommen sah.
- Auslastung pro Person und Projekt in Echtzeit
- Engpässe sichtbar, bevor sie zum Problem werden
Budget und tatsächlicher Aufwand laufen nebeneinander.
Aus Stunden mal internem Satz plus Fremdkosten ergibt sich die laufende Marge pro Projekt, sichtbar während des Projekts statt erst in der Nachkalkulation.
- Laufender Abgleich Budget gegen Ist-Aufwand
- Warnung, bevor die Marge kippt, nicht danach
Stakeholder bekommen Updates, ohne dass jemand sie schreibt.
Aus dem aktuellen Projektstand entsteht automatisch ein verständlicher Statusbericht statt einer manuell zusammengeklickten E-Mail am Freitagnachmittag.
- Automatische Zusammenfassung aus echten Projektdaten
- Versand nach Zeitplan oder bei Meilenstein-Wechsel
Der Kunde sieht denselben Stand, ohne nachzufragen.
Fortschritt, Meilensteine, Zeitplan und Aufgaben stehen im Kundenbereich, auf derselben Datenbasis, die auch intern für die Steuerung genutzt wird. Der Zeitplan zeigt je Phase den Termin, das Ist-Datum, die Abweichung in Tagen und wer gerade dran ist.
- Fortschritt in Prozent, Meilenstein-Status, offene Aufgaben
- Zeitplan mit Abweichung je Phase und der Angabe, wer dran ist
- Abnahmeprotokoll zum Abhaken und Bestätigen im selben Login
Vom Auftrag zur Auswertung.
Weniger Medienbrüche zwischen Planung, Zeiterfassung und Abrechnung.
Zeiterfassung
Stunden landen direkt am Auftrag, ohne doppelte Eingabe in Timer, Excel und Rechnung nacheinander.
Ressourcenplanung
Auslastung und Engpässe pro Person und Projekt sichtbar, bevor ein Projekt kippt, nicht erst wenn jemand ausgebrannt ist.
Projektrentabilität
Marge und Budget in Echtzeit, nicht erst nach dem Monatsabschluss, wenn sich nichts mehr ändern lässt.
Statusberichte
Automatische Updates an Stakeholder aus dem aktuellen Projektstand, nicht aus dem Gedächtnis am Freitagnachmittag.
Freigabe-Workflows
Abnahmen, Angebote und Deliverables mit nachvollziehbarer Freigabe: Der Kunde bestätigt im Portal Position für Position mit seinem Namen, und der Zeitpunkt steht fest.
Kundenportal
Zeitplan, Aufgaben, Dateien und Fortschritt für den Kunden einsehbar, ohne E-Mail-Pingpong um den aktuellen Stand.
Was der Kunde konkret sieht.
Kein Konzept auf Folien, sondern ein Kundenbereich, den bestehende Kunden heute schon nutzen.
Gesamtfortschritt
Ein Balken, ein Prozentwert. Kein Rätselraten, wie weit ein Projekt wirklich ist.
Meilenstein-Timeline
Jeder Meilenstein mit Status (erledigt oder offen), chronologisch sortiert statt in einer separaten Excel-Liste.
Zeitplan
Je Phase der geplante Termin, das tatsächliche Datum und die Abweichung in Tagen. Dazu steht, ob ich dran bin oder auf den Kunden warte.
Aufgaben
Der Kunde meldet eine Aufgabe selbst und sieht ihren Stand. Den Status ändert die Projektleitung, nicht der Kunde.
Abnahmeprotokoll
Positionen abhaken, Bemerkung je Position, Name eintippen, annehmen oder mit Grund ablehnen. Danach ist das Protokoll eingefroren und als PDF abrufbar.
Projektstatus
Planung, Aktiv, Abgeschlossen oder Pausiert, auf einen Blick und ohne Nachfrage-Mail.
Dieser Kundenbereich läuft produktiv.
Jedes Projekt trägt einen Fortschritts-Prozentwert und eine Liste von Meilensteinen mit eigenem Status. Eine Fortschrittsleiste und eine Meilenstein-Timeline zeigen genau diese Felder im Kundenbereich an, auf derselben Datenbasis, mit der auch intern gesteuert wird. Dazu kommen der Zeitplan mit Termin, Ist-Datum und Abweichung je Phase und das Abnahmeprotokoll, das der Kunde im Portal Position für Position bestätigt.
Ersetzen wir Ihr Projekttool?
Nicht zwingend. Automatisierung drumherum bringt oft mehr als ein Tool-Wechsel.
| Kriterium | Monday / Asana / Jira | Eigener Kundenbereich |
|---|---|---|
| Zeit → Auftrag → Rechnung automatisch | ||
| Marge in Echtzeit sichtbar | meist Zusatz-Tool nötig | |
| Kundenzugang ohne Zusatzlizenz | oft kostenpflichtiger Gast-Zugang | |
| Ersetzt Ihr bestehendes Tool | — | nicht zwingend |
Ersetzen wir Ihr Projekttool?
Nicht zwingend. Wenn Monday, Asana oder Jira passt, automatisiere ich drumherum: Zeit → Auftrag → Rechnung, Status → Mail, Auslastung → Dashboard. Ein eigener Kundenbereich lohnt sich erst, wenn Excel die inoffizielle Wahrheit ist.
Was automatisiertes Projektmanagement nicht leistet.
Kein Ersatz für Projektleitung
Das System zeigt Zahlen und Status. Entscheiden, umpriorisieren und mit dem Kunden sprechen bleibt Aufgabe der Projektleitung.
Nur so aktuell wie die Zeiterfassung
Wenn Stunden erst am Freitag nachgetragen werden, ist auch die Live-Auslastung nur so aktuell wie diese Nachtragung. Disziplin bei der Erfassung ist Voraussetzung.
Lohnt sich ab einer gewissen Projektgröße
Bei einem einzelnen kleinen Projekt lohnt sich der Aufbau eines eigenen Kundenbereichs oft nicht. Der Hebel wächst mit der Anzahl paralleler Projekte.
Migration bestehender Daten kostet Zeit
Alte Projekte aus Excel oder einem anderen Tool zu übernehmen ist möglich, aber nicht automatisch. Das gehört mit ins Audit.