Verkaufen. Nicht administrieren.
Lead-Routing, Angebotsautomatisierung und Pipeline-Reporting — nach demselben Muster, mit dem meine eigenen Anfragen als Kostenvoranschlag rausgehen.
Manuell: Ein Angebot braucht Rückfragen, Textbausteine und oft Tage.
Wo Leads sonst versickern.
Fünf Stationen vom ersten Kontakt bis zur Übergabe an die Buchhaltung. Jede Station lässt sich anklicken.
Der Lead kommt an — und wird sofort sichtbar.
Anfragen aus Webformular, E-Mail oder LinkedIn landen automatisch im CRM, nicht im persönlichen Postfach eines Mitarbeiters. Quelle, Interesse und erste Angaben sind sofort erfasst.
- Webformular, Mail-Postfach oder LinkedIn-Nachricht als Quelle
- Automatisches Routing an den richtigen Owner nach Kategorie oder Gebiet
Recherche läuft mit, bevor Sie anrufen.
Website, Branche und öffentlich sichtbare Unternehmensgröße werden automatisch recherchiert. Sie sehen vor dem ersten Kontakt, ob der Lead zur Preisklasse und zum Angebot passt.
- Automatische Websiterecherche zu Unternehmensgröße und Branche
- Frühwarnung bei Leads außerhalb der Zielgruppe
Ein Kostenvoranschlag steht als Entwurf bereit.
Aus Recherche-Ergebnissen und aktueller Preisliste entsteht ein strukturierter Entwurf — Leistungen, Preisrahmen, Zeitplan. Sie prüfen und passen an, statt bei null anzufangen.
- Entwurf als Google Doc und PDF gleichzeitig
- Preisrahmen kommt aus der aktuellen Preisliste, nicht aus dem Kopf
Wiedervorlagen laufen automatisch.
Wer nach ein paar Tagen nicht geantwortet hat, erzeugt eine Erinnerung für Sie — kein automatischer Spam an den Lead. Termine und Zusagen landen im Kalender, nicht im Kopf.
- Erinnerungen nach Zeitfenster statt manueller Wiedervorlage-Liste
- Lückenlose Historie pro Lead im CRM
Der gewonnene Deal löst die Rechnung aus.
Sobald eine Stage auf „gewonnen" wechselt, entstehen Rechnung und Beleg automatisch — derselbe Belegweg wie bei den Finanzprozessen. Kein Copy-Paste zwischen CRM und Buchhaltung.
- Übergabe an DATEV/Lexware ohne manuelle Zweiterfassung
- Ein Datensatz von der Anfrage bis zur Buchung
Was kostet die Verwaltung pro Lead?
Ein Regler, zwei Zahlen. Verschieben Sie die Anzahl Ihrer neuen Leads pro Monat.
Anfragen über Formular, Mail oder Telefon zusammen.
| Szenario | Gesparte Zeit pro Jahr | Gesparte Kosten pro Jahr |
|---|---|---|
| 10 Leads/Monat | 40 Std. | 1.800 € |
| 20 Leads/Monat | 80 Std. | 3.600 € |
| 40 Leads/Monat | 160 Std. | 7.200 € |
| 70 Leads/Monat | 280 Std. | 12.600 € |
| 100 Leads/Monat | 400 Std. | 18.000 € |
- Manuell: ca. 25 Minuten pro Lead (CRM-Eintrag, Recherche, Angebot/KVA von Hand zusammenstellen, Follow-up notieren).
- Automatisiert: ca. 5 Minuten pro Lead (KI-Entwurf aus Recherche und Preisliste prüfen und anpassen, Rest läuft automatisch).
- Interner Stundensatz für Vertriebsadministration: 45 €/h — eigene, konservative Schätzung, kein Branchenbenchmark.
- Hochgerechnet auf 12 Monate. Erfasst nur die administrative Zeit, nicht die Abschlussquote oder den Deal-Wert.
Vom Lead zur Rechnung.
Struktur vor Tool — Playbooks im CRM, Automatisierung drumherum.
CRM-Anbindung
Pipedrive, HubSpot und vergleichbare Systeme als Single Source of Truth — Daten fließen bidirektional, keine Zweiterfassung in Excel nebenher.
Lead-Erfassung & Routing
Webformular, Mail oder LinkedIn — Leads landen automatisch im richtigen Stage beim richtigen Owner, nach Kategorie oder Gebiet.
Angebot & KVA
Kostenvoranschläge aus Deal-Daten und Preisliste generieren, als PDF und Google Doc versenden und den Status nachverfolgen.
Follow-up-Sequenzen
Wiedervorlagen und Nachfass-Mails zum richtigen Zeitpunkt — ohne Excel-Liste, die nach der dritten Woche niemand mehr pflegt.
Pipeline-Reporting
Forecast, Stage-Metriken und Abschlussquote automatisch aus den CRM-Daten — nicht aus einer manuell gepflegten Zusatztabelle.
Übergabe Buchhaltung
Gewonnene Deals lösen Rechnung und Belegfluss aus, direkt an die Finanzprozesse-Pipeline angebunden.
Ihr CRM bleibt die Zentrale.
Pipedrive und HubSpot sind der Regelfall. Andere Systeme mit offener API sind möglich.
| Kriterium | Pipedrive | HubSpot | Sonstige CRMs |
|---|---|---|---|
| Bidirektionale Synchronisation | nach Prüfung im Audit | ||
| Automatisches Lead-Routing | nach Prüfung im Audit | ||
| KVA-Entwurf aus Deal-Daten | nach Prüfung im Audit | ||
| Native Webhook-Unterstützung | teilweise |
Ein anderes CRM im Einsatz?
Jedes System mit offener REST-API oder Webhooks lässt sich grundsätzlich anbinden. Im Audit prüfen wir konkret, was Ihr CRM hergibt und wo eine Brücke nötig ist.
Leads gewinnen ist etwas anderes als Leads verwalten.
Beide Themen hängen zusammen, lösen aber unterschiedliche Probleme — und lassen sich unabhängig voneinander beauftragen.
Lead gewinnen
Qualifizierung, KI-KVA und Outbound — der Einstieg in die Pipeline, bevor überhaupt ein CRM-Eintrag existiert.
Autonome Lead-Maschine →Prozess steuern
CRM, Angebote, Follow-ups und Übergabe an die Buchhaltung — sobald ein Lead im System ist, dieser Bereich.
Prozessautomatisierung →Mein eigener Angebots-Generator.
Dieser Kostenvoranschlag-Weg läuft bei mir selbst produktiv: Bei einer Anfrage über das Kontaktformular recherchiert eine eigene Pipeline automatisch über Tavily und Firecrawl die Website und Branche des Interessenten, liest die aktuelle Preisliste aus Directus und ein Sprachmodell erstellt daraus einen strukturierten Kostenvoranschlag — als Google Doc und PDF gleichzeitig. Ich prüfe und passe an, bevor er rausgeht. Kein Textbaustein-Copy-Paste, sondern ein Entwurf aus echten Recherche-Daten.
Was Automatisierung hier nicht leistet.
Vertrieb bleibt Beziehungsarbeit. Automatisiert wird die Verwaltung drumherum.
Ersetzt keine Beziehungsarbeit
Automatisierung erfasst, recherchiert und erinnert. Das Gespräch, das Vertrauen und die Verhandlung führt weiterhin ein Mensch — daran ändert kein Tool etwas.
Nur so gut wie die CRM-Disziplin
Wenn Stages nicht gepflegt oder Deals doppelt angelegt werden, rechnet und routet die Automatisierung mit falschen Daten. Ein sauberes CRM ist Voraussetzung, keine Nebensache.
Erhöht nicht automatisch die Abschlussquote
Schnellere Reaktion und bessere Vorbereitung verbessern die Chancen — eine Garantie auf mehr Abschlüsse gibt es nicht, das hängt am Angebot und am Gespräch.
Recherche kann daneben liegen
Automatisierte Websiterecherche liefert einen ersten Eindruck, keine geprüfte Bonitätsauskunft. Bei ungewöhnlichen oder sehr kleinen Unternehmen lohnt der zweite Blick von Hand.